Context en relevantie
Duurzame bevoorrading begint bij duurzaam inkopen. Dan heb je immers de mogelijkheid om leveranciers uit te dagen met duurzame oplossingen te komen en daaruit de beste te selecteren en, meer intern gericht, je eigen medewerkers te bewegen om niet elke dag of voor elke pen een order te laten bezorgen maar deze te bundelen. Dit zijn slechts twee voorbeelden van hoe inkoop tot duurzame bevoorrading kan leiden. Welke mogelijkheden er nog meer zijn en hoe campus Heijendaal hiermee aan de slag kan gaan, wordt in dit artikel besproken.
Onderzoeksvraag
Op welke manieren kunnen de inkoopprocessen van facilitaire goederen het beste worden aangepast, zodat de last-mile-belevering naar Campus Heijendaal duurzamer wordt in termen van het aantal vervoersbewegingen?
Onderzoekaanpak
het beantwoorden van de onderzoeksvraag wordt onderscheid gemaakt tussen mogelijkheden ter verduurzaming op strategisch, tactisch en operationeel niveau.
Op basis van een literatuurstudie, interviews en eerder afstudeeronderzoek worden er per niveau verschillende mogelijkheden bepaald om last-mile-leveringen aan de drie instellingen te verduurzamen door middel van inkoop. Hierbij wordt er tevens ingegaan op de verschillende voor- en nadelen van de mogelijkheden per niveau. In totaal zijn er acht interviews gehouden met betrokkenen van initiatieven elders in het land waarbij duurzaam inkopen in relatie tot bundeling via een hub centraal stond. Voor inzicht in de inrichting van de inkoopfunctie bij de HANAN is gebruik gemaakt van eerder afstudeeronderzoek. De verschillende mogelijkheden zijn tenslotte getoetst met medewerkers van de drie instellingen om op deze manier aanbevelingen te kunnen doen.
Resultaten
Algemeen
Op elk niveau is een aantal mogelijkheden geformuleerd om via inkoop de belevering van de campus te verduurzamen. Op strategisch gebied zijn de maatregelen met name gericht op het stimuleren van het gebruik van de hub. In een hub kunnen zendingen van verschillende (Diesel) voertuigen worden gebundeld in één elektrisch voertuig. Dit leidt tot meer duurzaamheid en leefbaarheid op de campus. Inkoop kan het gebruik van een hub afdwingen / stimuleren via selectiecriteria of contractstandaarden in de aanbesteding. Tevens is op dit niveau de mogelijkheid om met de andere campusinstellingen samen te werken. Dit kan het aantal verschillende leveranciers beperken, met minder en grotere zendingen richting hub en campus tot gevolg. Tenslotte kan bepaald worden dat de afleverfrequentie omlaag kan, zodat er minder vaak transport nodig is.
Op tactisch niveau richten de maatregelen zich op het beperken van het aantal orders. Door grotere bestellingen te doen, wordt naar verwachting meer per keer geleverd en zal het aantal vervoersbewegingen afnemen. Dit leidt tot meer duurzaamheid en leefbaarheid naar en op de campus. Grotere bestellingen kunnen gerealiseerd worden door het aantal leveranciers te verminderen, het aandeel vrije / losse orders te verkleinen, of het bestelsysteem orders te laten verzamelen en gebundeld naar de leverancier te sturen.
Op operationeel niveau zijn er vooral mogelijkheden op het gebied van gedrag. Ook hier zal het aantal orders moeten worden beperkt en zullen langere levertijden (die kunnen ontstaan door het gebruik van een hub en het verlagen van de leverfrequentie) moeten worden voorzien en geaccepteerd. Training en verandermanagement zodat medewerkers snappen hoe hun gedrag impact heeft op duurzaamheid en leefbaarheid, zijn hierbij essentieel.
De mogelijkheden zijn samengevat in onderstaande tabel.
| Strategisch | Tactisch | Operationeel |
| Leveren aan de hub opnemen in selectiecriteria in aanbesteding. | Verminderen leveranciers | Gedrag werknemers veranderen: minder vrije / losse orders, langere levertijden accepteren |
| Leveren aan de hub opnemen in de contractstandaarden (na aanbesteding) | Verminderen vrije/losse orders (door alleen een aangewezen persoon te laten bestellen) | Trainingen en handleidingen duurzaam gedrag |
| Inkoopbeleid en voorwaarden verduurzamen (bijv. eisen aan leverfrequentie en levering aan de hub) | Bestelsysteem orders laten verzamelen | |
| Gezamenlijk inkopen door de drie instellingen | Zelfde overkoepelende systeem bij meerdere instellingen |
Impact op doelen living lab
Duurzaamheid & Leefbaarheid
Het stimuleren van hub-gebruik, verminderen van het aantal orders en leverfrequentie en samenwerken met de andere campusinstellingen leidt naar verwachting tot meer duurzaamheid en leefbaarheid naar en op de campus.
Kosten
Het verminderen van het aantal orders en leverfrequentie en samenwerken met de andere campusinstellingen leidt naar verwachting tot minder transportkosten en grotere kwantumkortingen. Daar staan tegenover de extra kosten voor het gebruik van de hub. Hoe deze zich tot elkaar verhouden is niet onderzocht.
Servicegraad
De leverfrequentie zal door een aantal voorgestelde maatregelen omlaag gaan, en daarmee de levertijd omhoog. Dit kan ervaren worden als een negatieve impact op de servicegraad.
Conclusies, aanbevelingen en vervolgonderzoek
Bovenstaand is beschreven welke mogelijkheden ontvangers hebben om al tijdens hun inkoopproces duurzame bevoorrading te stimuleren. Om bovenstaande oplossingen succesvol te kunnen realiseren, is het echter ook van belang dat verschillende andere stakeholders hun rol oppakken:
Leveranciers en ontvangers wordt aangeraden om met elkaar in gesprek te gaan. Zo worden de leveranciers wellicht uitgedaagd door de ontvangers om via een hub te leveren, of minder frequent te leveren. Welke wensen zijn er precies en welke SLA’s zijn dan realistisch?
Hub-exploitanten wordt aangeraden om met leveranciers en ontvangers in gesprek te gaan. Wat kunnen zij bieden en is er een match te maken met de hun wensen?
Alle betrokkenen wordt aangeraden om zich open en flexibel op te stellen. Via aanbestedingen worden leveranciers uitgedaagd. Hier zullen andere oplossingen uitkomen dan eerder het geval was. Kijk met elkaar hoe deze voor iedereen werkbaar zijn. Enkel door samenwerking over de keten heen kunnen dit soort innovatieve veranderingen leiden tot succes.
