Overzicht van impulsen en barrières bij de ontwikkeling van Living Lab Heijendaal

 

Samenwerking is uitdagend maar noodzakelijk om het hoofd te bieden aan grote maatschappelijke problemen, bijvoorbeeld op het gebied van stadslogistiek. Alleen door organisatie-overstijgende samenwerking kunnen de belanghebbenden hun doelen bereiken, zoals een lagere uitstoot en minder opstoppingen in de binnenstad. Bij zowel nieuwe als bestaande samenwerking krijgen zij te maken met barrières en impulsen die van invloed zijn op het succes van de samenwerking. Deze studie geeft een overzicht van enkele barrières en impulsen die de ontwikkeling van Living Lab Heijendaal beïnvloeden. Het gaat daarbij om de samenwerking voor het duurzamer maken van de campus.

Context en relevantie

Het initiëren van samenwerking tussen organisaties in last mile-logistiek kan heel uitdagend zijn. Allerlei belanghebbenden moeten zowel naar een gezamenlijk doel toewerken naar tegelijkertijd ook hun eigen belangen behartigen. Binnen de last mile-logistiek betekent dit dat leveranciers, klanten, de gemeente en de actoren die in de hub(s) voorzien, samen moeten optrekken om zowel economische als sociale en milieudoelen te verwezenlijken, die niet per se op elkaar aansluiten. Het is daarom belangrijk om te begrijpen welke impulsen en barrières invloed hebben op de samenwerking. Zo krijgen we meer inzicht in hoe we deze barrières kunnen wegnemen en wat de gevolgen ervan zijn voor de ontwikkeling van last mile-projecten. Dit onderzoek was niet zozeer bedoeld om diepgaand te analyseren wat de impulsen en barrières waren, maar eerder om een overzicht te verschaffen waar de belanghebbenden mee uit de voeten konden.

Onderzoeksvraag

Vanaf de aanvang in 2019 zijn twee diagnostische analyses verricht om de impulsen en barrières voor Living Lab Heijendaal in kaart te brengen. De analyses richtten zich op de volgende onderzoeksvraag:

Wat zijn impulsen en barrières bij de ontwikkeling van Living Lab Heijendaal?

Onderzoekaanpak

Hieronder volgen de resultaten van twee onderzoeksprojecten die in resp. 2019-2020 en 2020-2021 zijn uitgevoerd. De projecten betreffen een kwalitatieve case study van Living Lab Heijendaal waarbij een analyse is gemaakt van de barrières en impulsen die van invloed zijn op de inter-organisatorische samenwerking. De meeste gegevens werden verzameld in interviews met interne en externe belanghebbenden bij het lab en gesprekken die op verschillende hiërarchische niveaus van de deelnemende organisaties werden gevoerd. Gegevens werden vanuit een spanningsx oogpunt geanalyseerd om meer inzicht te verwerven in de manier waarop spanningen tussen tegengestelde elementen, zoals economische en milieuwaarden of samenwerking en concurrentie, invloed uitoefenden op de samenwerking.

Resultaten

Deze onderzoeken waren niet zozeer bedoeld om diepgaand te analyseren wat de impulsen en barrières waren, maar eerder om een overzicht te verschaffen waar de belanghebbenden mee uit de voeten kunnen en op basis waarvan ze besluiten kunnen nemen. In de twee onderzoeken zijn de volgende barrières vastgesteld:

• Verdeling en toewijzing van kosten: omdat de marges in de logistiek al zo dun en concurrerend zijn, en samenwerking nodig is over de gehele toeleveringsketen, zijn de algehele kosten voor belanghebbenden niet helder en is het dus moeilijk om antwoord te geven op de vraag “wie gaat er betalen?”.
• Besluitvormingsbevoegdheden: het projectmanagement besluit welke kant het project op moet, maar het ontbreekt aan een entiteit die formeel over de samenwerking gaat, waardoor het moeilijk is om op dit gebied grote beslissingen te nemen.
• Weerstand tegen verandering: zowel interne als externe belanghebbenden zijn gewend aan de regels en routines die ze elke dag volgen. Het living lab vraagt om nieuwe routines, systemen en out of the box denken, waar belanghebbenden soms moeite mee hebben. Het gaat dan bijvoorbeeld om de manier waarop de nieuwe inter-organisatorische samenwerking met externe partijen wordt ingevuld.
• Gebrek aan afstemming tussen IT en beleid: de drie instellingen werken met verschillende IT-bestelsystemen en hebben een verschillend aankoopbeleid. Dit leidde tot operationele afwijkingen en verhinderde efficiëntiestappen door middel van IT-oplossingen en het bundelen van tenders op inkoopsafdelingen.
• Beperkte urgentie bij externe belanghebbenden: emissievrije zones zijn voor de gemeente een lange termijnstreven en dit, in combinatie met ongunstige voorwaarden voor wijziging van last mile-bevoorrading, maakt dat leveranciers weinig urgentie voelen om via de hub te leveren.
• Productkeuze: pennen en papier lijken een veilige keuze om te experimenteren met de ontwikkeling van een nieuw last mile-project, maar deze producten hebben lage marges en bovendien werken leveranciers vaak al met efficiënte toeleveringsketens, wat de overstap op een andere leveringsmethode bemoeilijkt.

Daarnaast zijn de volgende impulsen vastgesteld:

• Interne informatie-uitwisseling: de drie instellingen (HAN, RUMC en RU) wisselen actief informatie uit over aanbestedingen, operationele kwesties of kansen om nieuwe wegen in te slaan. Hiermee ligt een stevig fundament vanuit het perspectief van de belanghebbende als klant (zijnde HAN, RUMC en RU).
• Open communicatie: vanuit het klantperspectief ligt de nadruk sterk op open communicatie. Problemen worden tijdens vergaderingen snel en duidelijk opgelost. Dit versterkt het onderlinge bewustzijn van elkaars belangen en behoeften, wat bevorderlijk is voor de samenwerking.
• Vertrouwen: vooral in het begin van de samenwerking is er veel tijd gestoken in het opbouwen van vertrouwen door inbreng van commitment aan het project, initiatiefneming en kennismaking voordat er spijkers met koppen werden geslagen.
• Wederzijdse doelen: hoewel de kosten een grote barrière zijn en waren voor het opstarten en handhaven van de samenwerking tussen belanghebbenden, was men het eens over de noodzaak en wenselijkheid van duurzame transportoplossingen. Dit biedt perspectieven voor overleg gedurende de gehele samenwerking.

Conclusies, beleidsaanbevelingen en richtingen voor toekomstig onderzoek

Deze studies geven een overzicht van de impulsen en barrières waar de belanghebbenden mee te maken krijgen bij de ontwikkeling van Living Lab Heijendaal. Hoewel een veelheid aan onderwerpen de revue zijn gepasseerd, kunnen we vier hoofdconclusies trekken:

1. Uitdagingen met last mile-projecten staan niet op zichzelf maar komen bij verschillende belanghebbenden voor. Ze zijn van invloed op meerdere partijen binnen de inter-organisatorische samenwerking. Het is dus belangrijk om rekening te houden met alle belanghebbenden en een holistische aanpak te hanteren bij het zoeken naar oplossingen in de toeleveringsketen.
2. Voor een doeltreffende inter-organisatorische samenwerking is het bovendien belangrijk om duidelijke rollen te definiëren en aan te geven welk mandaat er aan gehangen is. Dit zorgt voor transparantie en duidelijkheid bij de verschillende belanghebbenden en bevordert de besluitvorming. Voorts moeten prestaties worden gemeten om te kijken hoe de ontwikkeling verloopt.
3. HAN, RU en RUMC als klanten vormen een stevig fundament waarop kan worden voortgebouwd, waarbij de nadruk ligt op informatie-uitwisseling, open communicatie en vertrouwen vroeg en later in de samenwerking. Dit heeft hen geholpen tijdens de gehele samenwerking.
4. Operationele problemen zoals afwijkende IT-systemen of verschillend aanbestedingsbeleid lijken misschien voor de hand te liggen of iets wat tot later uitgesteld kan worden, maar ze kunnen aanzienlijke barrières opwerpen bij het ontwikkelen van samenwerking tussen belanghebbenden. Het is daarom belangrijk om dit soort operationele kwesties in een vroeg stadium van de samenwerking aan te pakken of in ieder geval alvast in ogenschouw te nemen.