Inkoopproces HAN-campus Heijendaal
overzicht, knelpunten en hub-integratie
Context en relevantie
Duurzame bevoorrading begint bij inkopen. Dan heb je immers de mogelijkheid om leveranciers uit te dagen met duurzame oplossingen te komen en daaruit de beste te selecteren en, meer intern gericht, je eigen medewerkers te bewegen om niet elke dag of voor elke pen een order te laten bezorgen maar deze te bundelen. Om dit inkoopproces te kunnen stroomlijnen is het goed om eerst inzicht te hebben in hoe het inkoopproces nu is ingericht. Daarom is door een HAN stagiair in kaart gebracht hoe dit voor de HAN eruit ziet. Omdat gebundelde zero emissie transporten vanaf de hub naar de campus een potentieel interessante oplossing voor meer duurzaamheid en leefbaarheid lijken, is tevens advies uitgebracht hoe dit inkoopproces zou moeten worden ingericht als de bevoorrading gebundeld en via een hub zou moeten plaats vinden.
Onderzoeksvraag
Hoe moet het inkoopproces voor HAN-campus Heijendaal worden ingericht, zodat zendingen duurzaam via de campushub en / of stadshub naar de campus vervoerd kunnen worden?
Onderzoekaanpak
Via literatuuronderzoek is in kaart gebracht hoe een inkoopproces op hoofdlijnen er uitziet. Vervolgens is m.b.v. diepte-interviews onderzocht hoe dit bij de HAN gaat en in hoeverre dit past bij duurzame gebundelde bevoorrading via een hub. Aan de interviews hebben 10 mensen meegewerkt die een rol spelen in het inkoopproces: inkopers, goederenontvangers en contractmanagers. Tenslotte is advies geformuleerd hoe de HAN zijn inkoopproces zou moeten aanpassen om aan duurzame bevoorrading via een hub invulling te kunnen geven.
Resultaten
Algemeen
Uit het in kaart brengen van het huidige inkoopproces bij HAN is het volgende gebleken:
- Gebrek aan transparantie en inzicht in het inkoopproces. Betrokkenen weten niet altijd welke handelingen zij zelf moeten doen en welke impact die vervolgens hebben op de rest van het proces. Tevens is niet altijd duidelijk waar een zending zich bevindt.
- Aanzienlijke hoeveelheid losse bestellingen. Niet alle leveranciers zijn in de inkoopcatalogus van de HAN opgenomen, of bestellers zijn hiervan niet op de hoogte. Hierdoor voeren zij een losse bestelling in, hetgeen meer administratie vraagt dan een bestelling via de catalogus.
- Weinig opslagmogelijkheden voor goederen die geleverd worden op de HAN locaties.
De volgende oplossingen worden voorgesteld:
- Trainingen voor gebruikers om hen inzicht te geven in het gehele inkoopproces en hun rol daarin. Belangrijk om daarbij medewerkers uit het gehele inkoopproces bij elkaar te brengen. Op de Radboud Universiteit worden deze trainingen ook gedaan.
- Leveringen scannen voor ontvangst op de hub en de HAN, zodat duidelijk is waar een levering zich bevindt.
- Gebruiksvoorraad op de hub aanhouden, zodat de beperkte opslagmogelijkheden op de HAN geen probleem vormen.
- Veranderingen doorvoeren voor de leveranciers door middel van: een helder afleveradres, vernieuwde KPI’s die rekening houden met langere levertijden via de hub, volledige etiketten op de bestellingen en het gebruik van 3-way-matching (order, ontvangst en factuur moeten in overeenstemming met elkaar zijn)
Een centraal inkoop- en bestelsysteem voor de drie instellingen, zodat zij als ontvangers hun bestellingen al kunnen bundelen. Hoewel in theorie effectief, is dit naar verwachting praktisch niet uitvoerbaar.
Impact op doelen living lab
Duurzaamheid en Leefbaarheid
De voorgestelde oplossingen richten zich op het stroomlijnen van het eigen inkoopproces, het samenwerken met de andere campusinstellingen en het bevorderen van het gebruik van de hub. Verwacht wordt dat daardoor meer gebundelde orders worden geplaatst, die bovendien nog verder gebundeld worden in de hub, van waaruit ze met zero CO2 emissie naar de campus worden vervoerd. Dit alles heeft naar verwachting een positieve impact op duurzaamheid en leefbaarheid.
Kosten
Het inkoopproces van de HAN kent momenteel een aantal inefficiënties doordat medewerkers niet altijd weten wat ze moeten doen (met fouten en extra communicatie tot gevolg) en de locatie van leveringen niet altijd duidelijk is (met zoeken en extra communicatie als gevolg). Deze inefficiënties aanpakken zal kosten besparen. Tevens kunnen kosten bespaard worden wanneer de drie campusinstellingen meer samenwerken in inkoop, denk aan kwantumkorting en gebundelde transporten. Het effect van het gebruik van de hub op de kosten, is nog onduidelijk.
Servicegraad
Een meer gestroomlijnd inkoopproces en scannen voor ontvangst op de hub en op de HAN, zullen de servicegraad verhogen, doordat er minder fouten worden gemaakt en processen sneller worden afgerond. Ook het voorraad houden op de hub kan de servicegraad verhogen. In plaats van dat zendingen in de weg staan op de HAN (waar nauwelijks opslagruimte is), kan je ze in grotere hoeveelheden op de hub opslaan. Van daar uit kunnen ze in kleine hoeveelheden naar de HAN worden gebracht. Door inkooporders te bundelen en via de hub te laten leveren, kan de levertijd echter oplopen en de servicegraad verlagen.
Conclusies, aanbevelingen en vervolgonderzoek
Geconcludeerd kan worden dat, zelfs zonder gebruik van een hub, de HAN zijn inkoopprocessen al zodanig kan stroomlijnen dat dit tot duurzaamheidswinst en meer efficiëntie leidt. Aanbevolen wordt dan ook dat de HAN hiermee aan de slag gaat. Bij een samenwerking met een externe partij worden de goederenstromen met de bijbehorende informatie en communicatie complexer. Dan wordt een gestroomlijnd eigen proces nog belangrijker.
Aanbevolen wordt dan ook dat betrokken externe partijen, zoals een hub en een leverancier, eveneens hun processen onder de loep nemen. Pas als elke betrokken partij zijn eigen proces inzichtelijk en goed georganiseerd heeft, kan in gezamenlijkheid tot een goed ketenproces worden gekomen. Voor een goed proces vanuit ketenperspectief kan het vervolgens nodig zijn dat individuele organisaties hun eigen processen (iets) aanpassen. Een bepaalde mate van flexibiliteit is dus vereist.
Dit onderzoek richtte zich op de globale inrichting van het inkoopproces van de HAN. In vervolgonderzoek zal nader worden ingegaan op de verschillende mogelijkheden binnen dit proces die de afdeling Inkoop ter beschikking staan om duurzame bevoorrading te bewerkstelligen.
